Legálitas explica que, con el cierre del ejercicio a la vuelta de la esquina, muchos autónomos y pequeñas empresas revisan sus cuentas con la intención de optimizar el cierre del año. Sin embargo, es habitual que se repitan una serie de errores que pueden acarrear sanciones administrativas.

Legálitas Negocios, en base a todas las consultas realizadas por su cartera de clientes, ha detectado cuáles son los cinco fallos más frecuentes que suelen cometer los autónomos y pymes al finalizar cada año.

1. Confundir las compras de stock con gastos del año

Una de las equivocaciones más habituales es pensar que todo el stock adquirido durante el ejercicio puede considerarse un gasto inmediato. En realidad, las existencias que no se han vendido no cuentan como gasto, sino que se registran como un activo de la empresa. Solo el stock efectivamente vendido se refleja como gasto en la cuenta de resultados.

2. Comprar activos a última hora para intentar aumentar gastos

A finales de año es frecuente que autónomos y pymes compren activos, como ordenadores, móviles o mobiliario, con la intención de rebajar su beneficio. Pero hay que tener en cuenta que el activo es el bien que se adquiere para utilizarlo durante más de un ejercicio, es decir, que no se consume de inmediato, como ocurre con el material fungible, sino que forma parte del patrimonio de la empresa. Por lo tanto, cuando una empresa compra un activo, no está generando un gasto inmediato, sino incorporando un bien que prestará servicio durante varios años. Por ese motivo, su coste no se descuenta de golpe, no es un gasto directo, sino a través de la amortización, y por lo tanto se van descontando de forma gradual conforme se va utilizando el activo.

Por ejemplo, un ordenador suele amortizarse en un periodo aproximado de cuatro años. Si se compra en diciembre, el impacto en los gastos del ejercicio será mínimo, ya que solo se imputa la parte proporcional correspondiente a esos últimos días del año.

3. Facturar servicios futuros como si fueran ingresos del ejercicio

Otra práctica incorrecta es emitir en diciembre una factura que incluya servicios que se prestarán en meses posteriores (como enero o febrero del siguiente año) y contabilizar todo el importe como ingreso del año actual. En estos casos, únicamente debe reconocerse como ingreso la parte del servicio efectivamente prestado ese año. El resto se registrará como ingreso anticipado, ya que aún no se ha generado.

4. Registrar como gasto todo lo que figure en una factura, aunque el servicio sea futuro

Del mismo modo, si un autónomo o pyme recibe una factura en diciembre por servicios que le prestarán tanto este año como el siguiente, no puede deducirse todo el importe de golpe. Sólo debe incluirse como gasto la parte correspondiente al ejercicio en curso. El importe restante se anota como gasto anticipado, puesto que el servicio aún no se ha recibido.

5. No declarar correctamente las subvenciones

Las subvenciones de explotación no reintegrables —es decir, aquellas que no hay que devolver— deben registrarse como un ingreso más del ejercicio y tributar por ellas. El hecho de que no lleguen mediante factura no significa que puedan omitirse en la cuenta de resultados. Además, este tipo de ayudas no permite retrasar su declaración, por lo que deben incluirse en el año en que se conceden.

La entidad concluye que, en definitiva, al final de año, todo autónomo o pyme debe realizar una revisión rigurosa de las cuentas, además de disponer de un asesoramiento profesional con el objetivo de cumplir sin sobresaltos o enfrentarse a ajustes indeseados con Hacienda.