Si hay algo que las empresas deberían haber aprendido tras estos últimos años de pandemia, es lo importante que puede llegar a ser implementar el software adecuado para cada situación.

Muchos negocios no han podido adaptarse a la nueva normalidad y han tenido que echar el cierre. Muchos otros, sin embargo, gracias al uso de tecnología y software específicos han conseguido mantenerse a flote, en mayor o menor medida, y a día de hoy siguen funcionando de manera normal. 

La diferencia entre las empresas que hacen uso de software y aquellas que no, es cada vez más amplia y evidente. Ya no se trata solamente de una cuestión de preferencias, sino de toma de decisiones que puede impactar muy significativamente en la supervivencia de tu empresa.

Sin embargo, no se trata solamente de implementar programas y aplicaciones, los cambios a llevar a cabo tienen que incluir a la totalidad de la empresa.

Porqué la implementación de softwares puede ser positiva para tu empresa

El uso de softwares puede impactar en tres aspectos muy importantes de tu empresa: el económico, el organizativo y la gestión.

Impacto económico

En lo que respecta al aspecto económico, los softwares representan una gran ayuda en las cargas de trabajo. Si hacemos uso de programas que automatizan gestiones o nos asisten en la realización de tareas diarias, estaremos ahorrando tiempo todos los días.

Ese tiempo ahorrado se puede dedicar a realizar otras gestiones y así conseguir que todo el proceso productivo o del negocio en sí sea más eficaz, rápido y podamos reducir el coste general. Podemos ya ver, por tanto, como el ahorro de tiempo de por sí ya es también ahorro de dinero.

Además, la asistencia que nos proporcionan estas herramientas puede conseguir en ciertos casos que el número de personas que se encargan de una determinada tarea pueda reducirse.

Si antes dos o más personas eran necesarias para llevar a cabo una tarea de forma analógica, con la ayuda de softwares que los asistan la misma tarea puede ser realizada por una sola persona.

Impacto organizativo

La organización es clave para que una empresa sea exitosa o, por lo menos, para que perdure en el tiempo. 

Una de las bases de las empresas debe ser el orden y la organización y existen una gran cantidad de softwares que nos pueden ayudar en este aspecto.

Por un lado, tenemos la gestión documental. La mejor manera que existe actualmente para almacenar y archivar documentos y archivos importantes, es digitalizándolos. De esta manera, podremos acceder a ellos de manera más rápida y ocupan muchísimo menos espacio que en formato físico.

Por otro lado, la misma organización en sí de la empresa, su estructura y actividad puede verse mejorada por el uso de softwares. Utilizando un programa estilo kanban podremos tener de manera visual y cómoda, organizadas las tareas y actividades de cada día y semana.

Al no tratarse de un tablero físico, sino digital, este puede accederse desde cualquier lugar, estar siempre disponible para todos y ser fácil de modificar.

La tecnología en la nube también ha impactado muy rápidamente en las empresas y ha tenido una muy buena acogida. Guardar documentos y elementos en la nube nos permite una archivación más sencilla, accesible y rápida.

Impacto en gestión

La gerencia de las empresas también se puede ver fuertemente impactada por la implementación de softwares y nuevas tecnologías.

La tecnología es información. En particular, muchos softwares de los más populares se encargan de recoger datos constantemente. Pueden ser datos sobre la productividad de nuestra empresa, sobre los clientes o sobre la competencia.

Los datos hoy en día son poder. Nos permite analizar la situación actual desde un punto de vista objetivo, a la vez que podemos ver la evolución en el tiempo desde su inicio hasta su punto actual.

Además, los datos nos dan una base consistente para la toma de decisiones. No es lo mismo tomar decisiones relevantes para la empresa basándonos en suposiciones o sin demasiada información que hacerlo teniendo datos fiables y contrastados detrás.

La mayoría de los softwares nos proporciona informes detallados basados en sus propios datos que nos pueden ayudar a ver con claridad la situación y tomar decisiones en base a ellos.

Transformación digital

La transformación digital es una corriente cada vez más extendida que trata justamente de que una empresa pase de funcionar de manera analógica a funcionar de manera 100% online.

La constante actualización, los avances tecnológicos, el desarrollo y expansión de internet han sido el caldo de cultivo del comercio internacional actual.

Las empresas gracias a la tecnología pueden vender mucho más y a muchos más clientes. Las fronteras se han ampliado y hay que tener mentalidad global a la hora de los negocios.

Si queremos de verdad sacarle todo el partido a nuestra empresa y aprovechar todos los elementos a nuestra disposición, tenemos que empezar la transformación digital.

Puede ser paulatina, primero con algunos programas en determinados departamentos, pero el objetivo final debe ser que la estructura completa de la empresa se adapte a las nuevas tecnologías que se implementarán.

Formación

Cuando en el punto anterior hablamos de cómo el uso de softwares y tecnología debe afectar a la totalidad de la empresa, esto también implica a las personas que trabajan en ella.

Desde los mandos altos y la gerencia, hasta el último peón deben formar parte de la transformación para que sea realmente eficaz.

La formación es clave en este aspecto. No podemos pretender empezar a utilizar nuevas herramientas sin saber cómo funcionan y cómo aplicarlas en nuestras tareas diarias.

Se trata de un proceso continuo. Por un lado, en la gerencia es necesario estar siempre al día con las últimas novedades. Cada día son lanzadas al mercado nuevas y excitantes herramientas que pueden ser implementadas en nuestra empresa.

Por otro lado, también los trabajadores deben estar al día de las actualizaciones y nuevas herramientas que se añaden a los software que ya utilizan. Puede haber una nueva funcionalidad tras la última actualización que nos puede ser muy útil y no podemos darnos el lujo de no utilizarla por desconocimiento.

Ejemplos de softwares que puedes implementar en tu empresa

Holded

Holded es un programa que revolucionará la gestión de tu empresa. Aunque a priori puede parecer como cualquier otro de los programas de contabilidad que encontramos en el mercado, en realidad es mucho más.

Se trata de un software de gestión integral que nos permite manejar de manera independiente, pero interconectados a través de la misma base de datos todos los departamentos de la empresa. Ventas, compras, recursos humanos, almacén, todo puede gestionarse desde Holded.

Además, proporciona herramientas específicas para cada departamento, que asisten y automatizan las gestiones inherentes a cada sector.

Holded es uno de los programas que más te ayudará a la hora de llevar a cabo el proceso de digitalización de la estructura de tu empresa.

Klippa

Anteriormente hemos comentado que la gestión documental es importante y cómo la tecnología puede ayudarnos a que sea más eficaz y segura. Klippa es la herramienta que nos ayudará a llevar este proceso a cabo sin perder la cabeza en el intento.

Pongamos como ejemplo que contamos ya con un gran archivo de documentos importantes en formato físico que queremos guardar. Simplemente escanearlos no es la solución, ya que tendríamos archivos de imagen inútiles y de gran tamaño.

Para eso necesitamos un programa OCR como Klippa. ¿Qué es OCR? Se trata de una tecnología que se encarga de analizar los caracteres de cualquier documento de imágen para reescribir y transformarlo en un documento digital.

De esta manera, toda la información está disponible, se puede editar y nos ayuda a encontrarla más fácilmente, ya que todos los elementos del texto son reconocidos como tal.

HubSpot

Junto con Holded, HubSpot es otro de esos programas todo en uno que nos ayudarán a gestionar gran parte de los procesos de nuestra empresa.

Si el anterior se enfoca mayormente en los procesos y estructura de la empresa, HubSpot se encarga de gestionar todo lo relacionado con los clientes. El CRM de HubSpot es uno de los más potentes y útiles del mercado. Nos permitirá tener bajo control toda la información de nuestros clientes y sacarle el mayor partido tanto desde el punto de vista de la atención al cliente, como del marketing.

HubSpot cuenta con herramientas especializadas para automatizar las tareas de marketing y asistentes de inbound marketing. También con distintos elementos que pueden facilitarnos las relaciones con los clientes y el intercambio de comentarios como son su chatbot o gestor de redes sociales.

En definitiva, HubSpot es una herramienta genial y muy útil sobre todo si no tenemos mucha experiencia en marketing. Nos ayudará a llegar a nuevos clientes y, a la vez, a no descuidar a los que ya tenemos.