Por Christopher Kallscheid, responsable de Amazon Business en España

Actualmente la digitalización es también la fuerza motriz de los cambios que se están produciendo en los procesos comerciales de las compañías de seguros. La digitalización del sector asegurador se ha acelerado de forma masiva con servicios digitales de extremo a extremo, la contratación de más productos de forma online, la automatización y el uso de la inteligencia artificial en la gestión de reclamaciones, la creación de ecosistemas digitales y la migración de los sistemas de TI a soluciones en la nube.

Pero, paralelamente a la implementación de procesos de digitalización de alto coste, los ingresos de los seguros basados en la inversión han ido disminuyendo durante años, especialmente en los seguros de Vida, debido a que los tipos de interés siguen siendo bajos. Por esta razón, las compañías de seguros deben mantener sus costes bajo control. Por lo tanto, la gestión de compras tiene un doble papel relevante que desempeñar en estos tiempos. Por un lado, debe implementar su propia digitalización; y por otro lado, a través de una gestión inteligente de las compras y de procesos de compra más ajustados, es un factor clave para asegurar los recursos financieros de la empresa. 

La digitalización de la gestión de compras es parte de la viabilidad de una compañía de seguros. Pero, ¿qué se puede digitalizar en la gestión de compras? La respuesta es tan simple como compleja: casi todo. Cada proceso clásico y operativo de la gestión de compras, como el pedido de artículos o el procesamiento de confirmación de pedidos, puede ser hoy en día casi completamente digitalizado hasta su total automatización. En el futuro, es más probable que las tareas estratégicas de la gestión de compras consistan en la vigilancia y el control de los procesos de adquisición, más que en la ejecución operativa «manual».

Un desafío particular en este contexto es la gestión de los gastos repetitivos y de bajo importe; es decir, la adquisición de productos necesarios para mantener la vida laboral cotidiana. Desde material de oficina como papel, grapas y carpetas, hasta accesorios informáticos, productos para la cocina como café, productos de limpieza, o regalos para empleados y clientes. Esto puede complejizar las compras de empresa:  miles de productos, cientos de proveedores, contratos, declaraciones, condiciones de pago y reclamaciones. La gestión de estas compras no organizadas puede consumir mucho tiempo y recursos valiosos. Por ejemplo: si un empleado de una empresa compra un ratón de ordenador, el coste neto del producto en sí no es solo de 5 euros, sino que el coste total puede llegar a ser de hasta 181 euros, dependiendo del tamaño de la empresa. Estos costes incluyen el tiempo que los empleados dedican a la investigación del producto, la comparación de ofertas, la selección y calificación de proveedores, los flujos de trabajo de aprobación, la tramitación de pedidos y la gestión de la contabilidad y las facturas. En muchas empresas, la mayor parte del tiempo se dedica a la investigación de productos, la selección y calificación de proveedores, así como a la contabilidad de facturas.

Aquí es donde las tiendas online como Amazon Business pueden marcar la diferencia: como parte de un sistema de control general, el jefe de compras (CPO) de una compañía de seguros puede configurar y dar de alta cada oficina y cada sucursal con su propio nombre y dirección de facturación en base a una cuenta central. Esto permite que los compradores de diferentes localizaciones y oficinas actúen de forma independiente, utilizando sus propias cuentas, en base a un marco de gestión de compras definido y en una plataforma compartida. De esta manera, el responsable de compras tiene acceso al seguimiento de todos los pedidos y puede así evitar la multiplicación de las compras y restringir productos en base a la política de compras de la compañía.

El CPO puede establecer límites presupuestarios locales, definir procesos de aprobación automatizados y mantener una visión general fidedigna de los gastos recurrentes y de todos los gastos relacionados mediante funciones automatizadas de análisis y presentación de informes. Por su parte, los compradores y los empleados autorizados disfrutan de un acceso fácil y rápido a una amplia gama de productos sin tener que realizar una labor de investigación por adelantado. El resultado es que el proceso de compra se vuelve más transparente y considerablemente más eficiente. Esta gestión del gasto recurrente resuelve uno de los principales objetivos de los responsables de compras, reducir costes.  

Ciertas empresas han logrado este objetivo y han reducido sus costes de gestión de compras en más del 70 por ciento por pedido. Este es el resultado de una encuesta realizada en 2018 por la consultora de gestión The Hackett Group. Aunque inicialmente puede parecer contradictorio ya que el coste tecnológico por empleado del departamento de compras en las organizaciones era generalmente superior a la media. Estas cifras reflejan inversiones más grandes en tecnologías digitales y en la automatización de procesos, que finalmente dieron resultados y fueron rentables a las compañías: la inversión en la transformación digital de los procesos de compras se tradujo en un aumento significativo de la productividad y en una notable reducción de los costes. Sin embargo, en ocasiones la digitalización se está llevando a cabo todavía de forma discreta, a menudo por temor a que la introducción de nuevas soluciones suponga un coste demasiado alto. En particular, el acceso a las tiendas online B2B es relativamente sencillo, sin necesidad de una compleja implementación técnica o de un mantenimiento informático que requiera dedicación de tiempo. 

Con las posibilidades de la digitalización, los CPO de las compañías de seguros tienen toda la información básica a su disposición para preparar las compras para el futuro. Y la facilidad de uso de tiendas online es tan simple que no se requiere de una formación intensiva. La interfaz de usuario se explica por sí misma, los algoritmos de búsqueda están estructurados de manera lógica, los procesos de pago son uniformes y todo está integrado en el propio sistema informático de la empresa.

Ya sea por la actual política de tasas de interés, las demandas de los clientes de procesos más rápidos y nuevos productos, el aumento de la eficiencia de los procesos internos y externos o la necesidad de optimizar los costes, las compañías de seguros se enfrentan a tiempos difíciles. El departamento de compras, que tiene que gestionar todas estas complejas modificaciones, está justo en el centro del cambio. Las tiendas online B2B pueden ser un primer paso para reducir la complejidad y, al mismo tiempo, una forma eficaz de optimizar los costes internos y externos, especialmente mediante la reducción del uso de recursos y de los costes iniciales de puesta en marcha. Utilizando las tecnologías y herramientas existentes, los CPOs pueden hacer que su departamento de compras esté preparado para el futuro.